STOKA / Procesos del almacén

Preparación de pedidos: menos recorrido, menos errores y más pedidos por turno

La preparación de pedidos es la tarea que más horas consume en un almacén, depósito o bodega, y la que más errores llegan al cliente. STOKA rediseña el recorrido, las ubicaciones y el método de preparación de su operación, capacita al equipo que los va a usar y le muestra desde qué punto conviene asistir la preparación con tecnología.

Cuéntenos su problema

¿Su preparación de pedidos marca el ritmo del almacén o lo frena?

Casi nadie llama a STOKA por un problema de preparación de pedidos: llama por lo que se ve desde afuera, el pedido que sale tarde y el cliente que reclama. Estas cuatro señales apuntan, en el relevamiento, al recorrido y a las ubicaciones.

  • Los pedidos salen tarde igual

    El equipo prepara sin parar, pero el pasillo se tapona en hora pico, los autoelevadores o montacargas esperan y el despacho se corre.

  • Horas extra todas las semanas

    El mismo volumen que antes entraba en el turno hoy necesita dos horas más, y la cuenta se repite semana tras semana.

  • Reclamos por producto cambiado o faltante

    Vuelven pedidos que no tienen un problema de calidad: se preparó otro artículo, faltó una línea o la cantidad no coincide.

  • Solo dos personas conocen el almacén

    El resto pregunta dónde está cada cosa. Cuando esas dos no están, la preparación se vuelve más lenta y menos exacta.

Qué hace STOKA con su preparación de pedidos

STOKA reordena el trabajo de preparar un pedido para que el preparador camine menos y confirme mejor cada línea. Un ingeniero releva en el piso, con el equipo trabajando, el recorrido real y el tiempo de cada tarea. Después reubica los productos por rotación, define el método de preparación de cada tipo de pedido y deja la tarea escrita y al equipo capacitado. No exige comprar equipos: se trabaja sobre las ubicaciones, el circuito y el procedimiento actuales.

Cómo se ejecuta el proyecto

Son cuatro pasos, y el tercero se prueba en un sector. El plazo depende de la cantidad de ubicaciones y de líneas por pedido: se lo damos cerrado después del relevamiento.

  1. 01

    Relevamiento con datos de la operación

    Un ingeniero de STOKA recorre el circuito con el equipo trabajando y toma los tiempos de cada tarea. Usted aporta el histórico de pedidos y líneas: sin él no se ordena por rotación.

  2. 02

    Rediseño de ubicaciones y recorrido

    STOKA propone la posición nueva de cada producto y el circuito que resulta. El responsable del almacén la revisa contra lo que sabe: estacionalidad, productos que no se pueden separar, restricciones de manipulación.

  3. 03

    Prueba en un sector y ajuste

    El cambio se aplica primero en una zona acotada, con los preparadores que la trabajan todos los días. Se mide una semana, se corrige y recién ahí se extiende al resto.

  4. 04

    Capacitación y estandarización

    La tarea queda escrita paso a paso, con el criterio de ubicación explicado. STOKA capacita al equipo completo, incluidos los reemplazos, y el supervisor del sector queda a cargo de la medición.

Qué incluye el proyecto y qué no

Qué incluye

  • Relevamiento del recorrido, los tiempos y las ubicaciones actuales
  • Análisis de rotación por líneas sobre su histórico de pedidos
  • Plano de ubicaciones nuevas y circuito de preparación propuesto
  • Definición del método de preparación por tipo de pedido
  • Prueba en un sector, medición y ajuste
  • Procedimiento escrito, capacitación del equipo y planilla de indicadores

Qué no incluye

  • Corrección del stock del sistema: es un proyecto de inventario
  • Provisión o montaje de racks, estanterías y entrepisos
  • Implementación de un software de gestión de almacenes
  • Rediseño del layout general ni obra civil
  • Instalación de equipos de preparación asistida o robots móviles

Hay dos casos en los que STOKA pide postergar este trabajo. Uno: el stock del sistema no coincide con el del pasillo, y el preparador va a seguir buscando lo que figura y no está, camine lo que camine; el inventario se resuelve antes. Dos: el catálogo se renueva entero este trimestre, y el orden nuevo conviene armarlo sobre el surtido que va a quedar.

Cómo se decide dónde va cada producto y con qué método se prepara

La reubicación por rotación se define con un criterio, no con una foto del stock de un martes. El criterio que usa STOKA es en cuántas líneas de pedido aparece cada producto en un período, no las unidades vendidas ni el valor: lo que hace caminar es la línea, no el volumen. Con ese orden, los productos de más líneas quedan a la altura de las manos y cerca de la consolidación, y el resto sube y se va al fondo.

El método se elige después, según cuántas líneas tiene un pedido promedio y cuánto se repiten los productos entre pedidos: pedido por pedido cuando son grandes, por lote cuando son de pocas líneas y se parecen entre sí, por zona cuando el recorrido no lo puede hacer una sola persona.

Qué se mide antes y después, y quién toma la medición

Un proyecto de preparación se apoya en cuatro indicadores, medidos igual antes y después. Tiempo por pedido: horas de preparación sobre pedidos preparados en el período. Pedidos por turno: los cerrados y confirmados, no los iniciados. Líneas por hora: líneas preparadas sobre horas de preparación efectiva. Exactitud: líneas preparadas sin error sobre el total de líneas preparadas.

STOKA no publica un valor de referencia para ninguno de los cuatro: depende de las líneas por pedido, del tipo de carga y del orden que ya tiene su almacén. El número que importa es el suyo. La medición la toma el supervisor del sector, sobre un período completo de operación y con el formato que deja el relevamiento, y se repite igual después del cambio. Dos mediciones tomadas de distinta manera no dicen nada sobre el proyecto.

Cuándo conviene automatizar su preparación de pedidos

Hay un punto en el que el recorrido ya está corto, las ubicaciones siguen la rotación y el operario sigue caminando la mayor parte del turno. Ahí la mejora de proceso llegó a su techo, y lo que sigue es una de dos cosas: dejar de caminar, con un sistema que lleva el producto hasta un puesto fijo; o asistir la confirmación de cada línea, para que el error no dependa de la vista del preparador.

La condición no es el tamaño del edificio: es el volumen sostenido de líneas por día y la variedad de productos de un pedido promedio. Un almacén chico con muchas líneas entra antes que uno grande con pedidos de pocas líneas. En el mismo proyecto le mostramos desde qué punto conviene asistir la preparación con tecnología.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se puede mejorar la preparación sin comprar nada?

La primera ganancia viene de reubicar los productos por rotación y acortar el recorrido. Cuánto se gana depende de cómo esté hoy la operación, así que STOKA no adelanta un número antes de medir: sale de la medición inicial de su almacén.

¿Hace falta tener un software de gestión para mejorar el picking?

Para empezar, no. Pero sin ubicaciones confiables el rediseño no se sostiene: cada producto necesita una posición identificada, y lo preparado tiene que registrarse por pedido y por línea en el sistema que su empresa usa hoy. El software que dice dónde está cada cosa y en qué orden se prepara cada pedido ordena ese registro, pero llega después.

¿Qué pasa si mi catálogo cambia todo el tiempo?

La reubicación se define con un criterio, no con una foto: el producto que sube en líneas sube de posición, sin rehacer el plano entero. STOKA deja escrito ese criterio y con qué frecuencia se revisa, y el supervisor puede aplicarlo solo.

¿Cómo se mide si el cambio funcionó?

Con los mismos cuatro indicadores antes y después: tiempo por pedido, pedidos por turno, líneas por hora y exactitud sobre líneas preparadas. La toma inicial la hace el supervisor del sector sobre un período completo de operación, y se repite igual después del cambio.

¿Cuándo deja de alcanzar con mejorar el proceso?

Cuando el recorrido ya está corto, las ubicaciones siguen la rotación y el preparador sigue caminando la mayor parte del turno. Esa es la señal de que lo que queda por ganar está en asistir la preparación con tecnología, y conviene mirar qué sistemas existen.

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Cuéntenos cómo prepara hoy sus pedidos y le decimos qué se puede mejorar

Escríbanos con tres datos: cuántos pedidos prepara por día, cuántas líneas tiene un pedido promedio y con qué criterio están ordenadas hoy las ubicaciones. Con eso le adelantamos por dónde empezaría el trabajo. Respondemos en 24 horas hábiles.