Un depósito puede verse lleno y estar medio vacío. La sensación de "no entra más nada" se forma mirando los pasillos y las zonas de trabajo, que es donde se acumula lo que no tiene lugar asignado, y no mirando la capacidad real. Antes de decidir sumar metros conviene sacar tres números concretos, que se calculan con el inventario y el plano, sin herramientas especiales. Esta página explica cuáles son, cómo se sacan y qué decisión habilita cada uno.
¿Cómo se mide la ocupación de un depósito?
Con tres números: la ocupación de posiciones, que es cuántas posiciones están usadas sobre el total; la ocupación volumétrica, que es cuánto volumen ocupa la mercadería sobre el volumen disponible; y la proporción de piso que almacena contra la que sólo permite circular. Los tres juntos dicen si falta espacio o falta aprovechamiento.
Número 1: ocupación de posiciones
Es el más fácil y el que casi todos tienen a mano: posiciones ocupadas dividido posiciones totales. Sale del sistema de gestión, o de un conteo si no hay sistema. Es útil, pero engaña por dos lados. Por arriba, porque una posición ocupada por un pallet a medio llenar cuenta igual que una llena. Por abajo, porque no dice nada de la mercadería que está en el piso, en pasillos o en zonas de trabajo esperando lugar, que es justamente la que genera la sensación de saturación. Si este número da alto y aun así falta lugar, el problema no es de posiciones sino de cómo se están usando.
Número 2: ocupación volumétrica
Es el que casi nadie saca y el que más cambia la conversación. Se estima multiplicando la superficie de almacenamiento por la altura libre para obtener el volumen disponible, y comparándolo contra el volumen que efectivamente ocupa la mercadería almacenada. En un depósito convencional que apila dos o tres niveles bajo un techo de ocho o nueve metros, la diferencia entre los dos números es enorme, y esa diferencia es capacidad que ya está pagada dentro del alquiler o de la amortización de la nave. Es el número que decide si hay margen para densificar.
Número 3: cuánto piso almacena de verdad
De la superficie total de la nave hay que descontar lo que no almacena: los pasillos entre estanterías, que se repiten entre cada par; las calles de circulación transversales; la zona de maniobra frente a los portones; el área de preparación de pedidos; y los sectores de servicio. Lo que queda es la superficie que efectivamente sostiene mercadería. La proporción entre esos dos números dice qué porcentaje de lo que alquila o amortiza está trabajando. Si la circulación se lleva una porción grande y hay altura libre sin usar, hay dos palancas a la vez.
Ocupación aparente contra ocupación real
La ocupación aparente es la que se percibe caminando por el depósito, y está dominada por lo que se ve a la altura de los ojos: pasillos con mercadería, zonas de trabajo desbordadas, pallets esperando ubicación. La ocupación real es la que sale de los tres números de arriba. Cuando la aparente es alta y la real es baja, el diagnóstico casi siempre es el mismo: hay stock que no rota ocupando buenas posiciones, las ubicaciones no están asignadas por rotación, y no hay una unidad de carga estándar. Las tres se resuelven reorganizando, sin comprar equipamiento.
Qué decisión habilita cada número
Si la ocupación de posiciones es baja pero el depósito se siente lleno, la decisión es de orden: sacar lo que no rota y reasignar por rotación. Si la ocupación de posiciones es alta y la volumétrica es baja, hay altura sin aprovechar y la decisión es densificar: el techo es multiplicar hasta 3 veces lo que guarda hoy con estantería convencional, y cuánto de eso se alcanza lo define el relevamiento. Si las dos son altas y el piso que almacena ya es una proporción alta de la nave, entonces sí falta superficie, y la conversación pasa a ser alquilar o construir.
Cada cuánto conviene volver a medirlos
Los tres números no son una foto única: sirven sobre todo como serie. Medidos una vez dicen en qué punto está; medidos dos veces, con un cambio en el medio, dicen si el cambio funcionó. Conviene sacarlos antes de una temporada alta y después, y antes y después de cualquier reorganización. Un depósito que sube la ocupación volumétrica sin haber bajado el nivel de servicio es un depósito que mejoró de verdad; uno que la sube porque acumuló stock que no rota, empeoró aunque el número suba. Por eso el tercer dato que conviene mirar junto a los tres es la antigüedad del stock: es lo que distingue una mejora real de una acumulación disfrazada de aprovechamiento.
Tres números antes de cualquier decisión
Los tres se sacan con el inventario y el plano, en una tarde, y cambian el punto de partida de la conversación. Sin ellos la decisión se toma con la sensación de saturación, que es real como síntoma pero mala como diagnóstico: describe el desborde, no su causa. Con ellos se sabe si el problema es orden, altura o superficie, que son tres problemas distintos con tres soluciones de costo muy distinto. STOKA hace esa medición con los datos de su operación sin cargo.
Preguntas frecuentes
La aparente es la que se percibe caminando por el depósito, dominada por pasillos con mercadería y zonas de trabajo desbordadas. La real sale de tres números: ocupación de posiciones, ocupación volumétrica y proporción de piso que almacena. Pueden diferir muchísimo.
Multiplique la superficie de almacenamiento por la altura libre para obtener el volumen disponible, y compare contra el volumen que ocupa la mercadería. En un depósito que apila dos o tres niveles bajo un techo de ocho metros, la diferencia suele ser enorme.
Significa que hay altura libre sin aprovechar. Ahí densificar tiene sentido: el techo es multiplicar hasta 3 veces lo que guarda hoy con estantería convencional, y el valor concreto sale del relevamiento con la altura libre medida y su unidad de carga.
No. Las posiciones ocupadas salen de un conteo si no hay sistema, y los otros dos números se sacan con el plano y una cinta. Un sistema lo hace más rápido y permite seguirlo en el tiempo, pero no es requisito para el primer diagnóstico.