Un presupuesto de almacén automático tiene seis partidas: ingeniería de detalle, equipamiento, estructura, software de gestión y de control, montaje y puesta en marcha, y capacitación. Pida que cada una figure por separado y que el documento diga qué queda fuera del alcance. Lo que no está escrito antes de firmar, aparece después.
Qué cubre la ingeniería de detalle y por qué va separada
La ingeniería de detalle es lo que convierte una propuesta en un proyecto construible. Antes de ella hay un anteproyecto: un layout tentativo, una capacidad estimada y un precio. Después de ella hay planos, especificaciones y cantidades.
Qué cubre. El layout definitivo con la posición exacta de cada pasillo y cada puesto, los planos de la estructura con sus cargas y arriostramientos, la definición de los flujos —por dónde entra la carga, por dónde sale, qué recorrido hace cada unidad—, la especificación de cada equipo con su capacidad, y la definición de las interfaces con el edificio: acometida eléctrica, anclajes, sistema de incendio.
Por qué va separada, y esta es la parte que conviene entender. Es la única partida que produce un entregable útil aunque el proyecto no siga: si la ingeniería está hecha y la empresa decide postergar, lo que queda es un diseño que se puede volver a cotizar. Si viene agrupada dentro del precio del equipamiento, no queda nada.
Cuándo ocurre. Es la primera etapa del proyecto una vez firmado, y es la que ordena todas las demás: la fabricación no arranca hasta que la ingeniería cierra. En un proyecto de automatización, la puesta en marcha completa lleva de 3 a 4 meses desde la firma, y la ingeniería de detalle está al principio de ese período.
Un dato de control: si una propuesta no tiene ingeniería de detalle como partida, pregunte quién la va a hacer y cuándo se va a pagar.
Qué entra en equipamiento y qué entra en estructura
Son las dos partidas más pesadas y se confunden seguido, porque en un almacén automático están físicamente entrelazadas.
Equipamiento es lo que se mueve. Transelevadores para pallets, robots lanzadera para cajas, robots móviles para el traslado interno, transportadores, elevadores, y los puestos donde el operario recibe o entrega la carga. Cada equipo tiene una capacidad de movimientos por hora, y la cantidad de equipos sale de cuánto movimiento tiene que sostener el sistema en su hora de mayor demanda.
Estructura es lo que no se mueve: los perfiles, los bastidores, los arriostramientos, las pasarelas de mantenimiento y los elementos de seguridad. Su tamaño sale de cuántas ubicaciones hacen falta y de cuánta altura hay disponible.
Por qué conviene verlas separadas. Porque se mueven por variables distintas y eso permite entender una propuesta. Si dos propuestas tienen estructura parecida y equipamiento muy distinto, están resolviendo capacidades de movimiento distintas, no el mismo sistema a otro precio. Y al revés: si el equipamiento es parecido y la estructura no, la diferencia está en cuántas ubicaciones ofrece cada una.
Hay un caso donde la separación importa todavía más: cuando la estructura del sistema sostiene también el cerramiento del edificio. Ahí la partida absorbe una parte de lo que en otro proyecto sería obra civil, y comparar contra una propuesta convencional exige tenerlo en cuenta.
Por qué el software de gestión y el de control se presupuestan aparte
Son dos programas distintos, hacen cosas distintas y una empresa puede necesitar uno y no el otro. Presupuestarlos juntos esconde justamente la pregunta que hay que hacerse.
El WMS es el software que dice dónde está cada cosa y en qué orden se prepara cada pedido. Decide: qué ubicación se le asigna a un producto que entra, qué pedidos se agrupan, en qué secuencia se preparan. Muchas empresas ya tienen uno andando antes de automatizar.
El WCS es el que traduce esas decisiones en órdenes de movimiento para las máquinas: qué equipo va a qué posición, en qué orden y evitando qué conflictos. No decide qué hay que hacer, resuelve cómo se ejecuta. Este casi siempre viene con el sistema, porque está atado al equipamiento concreto.
La pregunta que la separación deja ver es de dónde a dónde llega cada uno y quién es el dueño de cada dato. Si la empresa ya tiene WMS, hay que definir si se queda y se integra o si se reemplaza. Si se queda, la partida de software baja pero aparece un trabajo de integración que hay que presupuestar igual, y que es donde se concentra el riesgo del proyecto.
También conviene pedir qué se paga una vez y qué se paga por año. Las licencias, el soporte del software y las actualizaciones suelen ser recurrentes, y ese número entra en el costo total de propiedad a diez años, no en la inversión inicial.
Qué cubre el montaje y la puesta en marcha
Es la partida que más depende de las condiciones del almacén, depósito o bodega concreto, y por eso la que más conviene tener detallada.
El montaje incluye la recepción y el acopio del equipamiento en obra, el armado de la estructura, la instalación de los equipos, el cableado y la conexión al tablero. Lo que casi nunca incluye, y hay que preguntarlo, es la alimentación eléctrica hasta ese tablero, que suele quedar del lado de la empresa.
La puesta en marcha incluye la parametrización del sistema, la integración con el software de gestión, las pruebas y la operación asistida de los primeros días. Acá hay tres cosas que conviene ver escritas.
Con qué carga se va a probar. Las pruebas con carga real, y no con carga de muestra, son las que encuentran los problemas: el pallet mal armado, la caja que excede el alto, el film suelto. Un sistema probado sólo con carga perfecta funciona hasta que entra la primera real.
Qué necesita del equipo de la empresa y durante cuánto tiempo. El montaje consume horas propias —acompañamiento, decisiones, accesos— y esas horas existen aunque no estén en ninguna partida.
Cómo sigue operando el almacén mientras tanto. Si hay que liberar un sector, mover stock por etapas o trabajar en contraturno, eso tiene un costo operativo que conviene anticipar.
Qué tiene que decir el apartado «qué queda fuera»
Es el apartado más importante del presupuesto y el que más veces falta. Todo alcance tiene un borde, y el borde es donde aparecen los costos después de la firma.
Hay cinco puntos que conviene ver nombrados explícitamente.
Obra civil y nivelación del piso. Si hay que reparar un sector, nivelar o reforzar, quién lo hace y quién lo paga. Va de la mano de una definición que no es del integrador: la planitud y la carga admisible las fija el fabricante del equipo que se elija y las verifica un profesional matriculado, antes de la ingeniería de detalle.
Instalación eléctrica de potencia. Hasta dónde llega el proveedor y desde dónde es trabajo propio.
Permisos y habilitaciones. Qué trámites exige el municipio o el organismo que corresponda, quién los gestiona y qué documentación tiene que emitir el proveedor para que se puedan presentar.
Adecuación del software que la empresa ya usa. Si el sistema administrativo necesita cambios para conversar con el almacén automático, quién los hace.
Y modificaciones de instalaciones existentes, sobre todo el sistema de incendio, cuyo trazado suele condicionar el diseño y cuya modificación tiene su propio trámite y su propio costo.
Hay que ser transparente en un punto: qué partidas quedan a cargo del cliente en el alcance estándar de STOKA no está cerrado como criterio general y se define por proyecto. Lo que sí es regla es que estén escritas antes de firmar, no acordadas de palabra.
Seis partidas y un apartado que decide
Un presupuesto con las seis partidas separadas se puede leer, comparar y negociar sabiendo qué se resigna. Un número único no. Pero el apartado que más define cómo va a terminar el proyecto no es ninguna de las seis: es el de lo que queda fuera, porque ahí están la obra civil, la instalación eléctrica de potencia, los permisos y la adecuación del software que la empresa ya usa. Ninguno de esos cuatro es una sorpresa; son trabajos que existen desde el principio y que alguien tiene que hacer. La única diferencia es si están escritos antes de firmar o aparecen después.
Preguntas frecuentes
Seis: ingeniería de detalle, equipamiento, estructura, software de gestión y de control, montaje y puesta en marcha, y capacitación. Separadas se pueden comparar dos propuestas y se entiende qué se resigna al negociar el precio. Agrupadas en un total, no. Y aparte de las seis, el apartado que dice qué queda fuera del alcance.
Porque es la única que produce un entregable útil aunque el proyecto no siga: si está hecha y la empresa decide postergar, queda un diseño que se puede volver a cotizar. Si viene agrupada dentro del equipamiento, no queda nada. Además es la primera etapa una vez firmado y la que ordena a las demás: la fabricación no arranca hasta que cierra.
El WMS dice dónde está cada cosa y en qué orden se prepara cada pedido: decide. El WCS traduce esas decisiones en órdenes de movimiento para las máquinas: resuelve cómo se ejecuta. Una empresa puede tener el primero andando antes de automatizar; el segundo casi siempre viene con el sistema, porque está atado al equipamiento concreto.
Los cinco habituales son obra civil y nivelación del piso, instalación eléctrica de potencia hasta el tablero del sistema, permisos y habilitaciones, adecuación del software que la empresa ya usa, y modificaciones de instalaciones existentes como el sistema de incendio. Ninguno es una sorpresa: son trabajos que existen desde el principio y hay que ver quién los hace.
La ingeniería, el equipamiento, la estructura, el montaje y la capacitación se pagan una vez. Las licencias de software, el soporte y las actualizaciones suelen ser recurrentes, igual que el mantenimiento programado y los repuestos. Conviene pedir esa separación por escrito, porque lo recurrente entra en el costo total a diez años y no en la inversión inicial.